Desde marzo del 2012, el gobierno de Quebec exige copias certificadas de varios documentos. El concepto de copia certificada confunde a muchos y esta nota tiene el fin de aclarar este tema. También revisar la lista de documentos.

Una copia certificada debe ser idealmente emitida por la institución que tiene el original. Así mismo, para obtener una copia certificada de sus diplomas y certificados de notas, deberá ir a la oficina de rectoría, servicios escolares o secretaría académica de su universidad o colegio, o al ministerio/secretaría de educación pública del gobierno de su país. Cabe mencionar que es también posible que un notario público certifique su copia, pero es siempre preferible que la copia certificada sea emitida por la institución que posee el original. Ojo, en Venezuela y en Cuba, no se acepta la copia certificada por un notario. En todos casos, el notario debe ser del país dónde se emitió el documento. Por ejemplo, solamente un notario mexicano podrá certificar la copia de un diploma mexicano. En caso de encontrarse fuera de su país, puede acudir al servicio consular de su nacionalidad para que allí certifiquen sus copias. Vea la página oficial del Ministerio de Inmigración de Quebec para detalles.

La copia certificada debe venir con los datos siguientes: La persona que firma escribe “Certifico que la copia de este documento es fiel al original”, indica el nombre del documento en cuestión, escribe también su nombre, su puesto y la fecha en la cual firma. Si un documento contiene varías páginas (por ejemplo, un certificado de notas, una constancia detallada de semanas cotizadas ante la seguridad social, etc.), es importante que cada hoja sea certificada. También, la certificación debe venir en la misma hoja, al recto o la verso. Por ejemplo, si la certificación de la copia de su diploma viene en una hoja a parte, podría ser rechazada.

Por ejemplo, para la certificación de la copia de un diploma universitario:

“Certifico que la copia de este documento es fiel del diploma original, el cual se encuentra registrado al No. X del libro de registro de diplomas No. X-X y con las firmas del “Rector, Decano, Jefe de Registro Académico y Secretario General” donde se lo otorgo título profesional de “NOMBRE DE LA PROFESIÓN” a NOMBRE DEL ESTUDIANTE”.

Para constancia se expide en XXXX (XXXXXX) a los 5 días del mes de enero de dos mil diecisiete (2017)

Firma
Nombre
Secretaria General

Algunos escenarios para determinar a dónde debe dirigirse para certificar su copia

Escenario Dónde acudir para mi copia certificada
Estoy en mi país de nacionalidad, el cual no es Venezuela o Cuba, y estudié el bachiller y una licenciatura en mi país. Idealmente iré al Ministerio de Educación o a mi colegio para mi bachiller, y a mi universidad (probablemente a la oficina de rectoría) para mi título universitario. También podría ir ante un notario de mi país.
Estoy en mi país de nacionalidad, el cual es Venezuela o Cuba, y estudié el bachiller y una licenciatura en mi país. Debo ir al Ministerio de Educación o a mi colegio para mi bachiller y a mi universidad (probablemente a la oficina de rectoría) para mi título universitario. No puedo ir ante un notario.
Estoy fuera de mi país de nacionalidad y estudié el bachiller y una licenciatura en mi país de nacionalidad. Puedo pedir a mi colegio y universidad que emiten una copia certificada de mis documentos, o puedo ir al servicio consular de mi país de nacionalidad. No puedo ir ante un notario del país dónde me encuentro.
Estoy en mi país de nacionalidad y estudié una maestría en el exterior. Puedo pedir a la universidad dónde estudié que emiten una copia certificada de mis documentos, o puedo ir al servicio consular del país dónde estudié mi maestría. No puedo ir ante un notario de mi país.

Los documentos más comunes que requieren una copia certificada son los diplomas y certificados de notas/cardex, su comprobante de pasantía en la universidad o colegio y, para trabajadores autónomos, sus declaraciones de renta.

Tres trucos: cuando vaya a pedir copias certificadas de sus diplomas y certificados de notas, pida 3 juegos. Un juego le servirá para Quebec y tendrá otra copia para su llegada a Quebec que servirán a la revalidación de su título profesional, evaluación comparativa de estudios y/o a su búsqueda de empleo.

Pida que la firma venga a color (azul por ejemplo) en vez de tinta negra, porque así es más fácil ver que se trata de una firma original.

Además, suele ser más claro para varias oficinas pedir una “copia original” – aunque no es el término jurídico preciso, es a menudo el más usado y más claro.

Nota relacionada:

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29 Responses to “Copia certificada: ¿qué significa?”

  1. Natalia dice:

    Hola Yves, te escribo desde Colombia y te queria comentar que yo envie mis documentos autenticados en notaria, y la Embajada a la fecha no me ha puesto problema porque no fueran copias certificadas sino autenticadas, es decir lleve mis diplomas y mis notas originales les saque copia y las autentique en Notaria, no tuve que hacerlo en la Universidad, y a la fecha tengo mi dossier…

    ¿Hay posibilidades de que me pongan problemas? y bajo esta nueva ley si no tengo porblemas en cuanto tiempo me deberian llamar a entrevista, porque a pesar de mande los resultados de Idioma aun necesito puntos de Adaptabilidad (Entrevista)…???

    Me cuentas…

    • Hola Natalia,

      Diría que corrió con suerte, es posible que en algun momento le pidan copias certificadas de sus documentos pero en todo caso. Si su pago fue aceptado y su expediente abierto, significa que ahora tiene la posibilidad de actualizar sus documentos, usando el formulario siguente: http://www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/publications/fr/dcs/A-0520-MF-dyn.pdf

      Si llegan a aceptarle sus documentos tal cual, no sabría decir en cuánto tiempo la llamarán a entrevista o si puede obtener su CSQ sin entrevista, para eso necesitaría ver el conjunto de su expediente. Le deseo mucha suerte en las próximas etapas!

      • Laura dice:

        Hola Yves, tengo una pregunta sobre las copias y relacionado con los test de idiomas.

        Tengo IELTS y el DALF, pero veo que en los documentos que debo enviar a Mexico dice que debo enviar la atestación original, sin embargo nada mas tengo una copia de ellos y me da miedo perderla al enviar los papeles o que el día de la entrevista me pidan el origina y no tenerlo porque lo envié; ya que de estos documentos no es posible pedir una copia.

        Qué debo hacer? una copia certificada de ellos sera suficiente?
        o ellos en algún momento reenvían estos documentos?

  2. daniela dice:

    Tiene que ser una “copia certificada”??
    No puede simplemente pagar por más certificados originales y usar esos??

    Aquí en Chile tenemos las “copias legalizadas” que son con timbres y firmas de un notario.
    Y dentro de la Universidad existen certificaciones que se llaman “constancias” que las da la academia y se pueden usar para muchas cosas, pero que tienen menos valor (para nosotros) que una copia legalizada. Por esto mi pregunta anterior, no es mejor (y más caro) tener más copias originales??
    Al menos en mi ex-universidad no existen estas “copias certificadas” tendrían que hacer algún papel especial y dado que existen otras alternativas para la obtención de documentos dudo mucho que quisieran “crear” estas copias certificadas.

    Gracias por toda la información y por tu español perfecto que nos facilita la vida jaajajaja…

    • Marcelo dice:

      Daniela, como estas, soy de Chile también.
      ¿Tienes email? yo tambien estoy en el proceso.
      Un abrazo
      Marcelo

    • Hola Daniela,

      Las copias originales adicionales que me menciona bien podrían ser duplicados. Debería ver un ejemplo para darle una opinión respecto al documento que me menciona. Si guste puede escribirme a info@artim.ca para enviarme un scan de un “original adicional”.

      Gracias y saludos!

  3. Liliana dice:

    Hola, primero gracias por este blog,
    Esta mañana lo lei y pues me fui para mi universidad por que justo el lunes pedi una copia certificada del diploma de una especialización, ya que el 6 de septiembre me contestaron de la orden a la que pertenesco que no podian aceptar las copias autenticadas por notario que tenian que ser por la universidad, asi que comenzo mi martirio por que tengo 2 carreras y 1 especialización y en una universidad no tienen ni idea de eso, me dijeron que no lo hacian, en otra ya tienen hasta sello para esos casos y nada de problemas y donde hice la especialización solo habian puesto un sello y firma del secretario de regisro academico, asi que imprime esta página y les mostre que era lo que significaba una copia certificada para Canada y gracias a esto me hicieron la nota en la fotocopia y pusieron otra vez nota y sello de tinta, alli no manejan sello seco, en la otra universidad si, pero ahora me queda la duda si pondran problema por eso, las anteriores llevaban sello de la secretaria de educación, legalización ante el ministerio de relaciones exteriores de Colombia y a pesar de eso me pidieron la “copia certificada” asi que gracias de n uevo por este blog, siempre lo leo y lo recomiendo.

  4. jesus rodriguez dice:

    cual es el link directo donde están todos los requisitos paso a paso para la inmigración a Quebec ? Y una pregunta para ti Yves, Leyendo detenidamente tu blog, Que por cierto es excelente!!!! información mas que precisa, vi que tenias una especie de asesoría para saber si nuestro Dossier esta completo y no tiene errores! todavía existe este servicio en tu empresa? saludos y nuevamente muchassss graciasss por todo tu aporte a la comunidad.

  5. Natalia dice:

    Hola Gracias por tu pronta respuesta, pero mira yo encontre en el Check List esto: “If it is impossible to obtain a certified true copy of the original, you may submit a copy of the original document that you present to the issuing institution or document author to have certified.”

    No es lo mismo que yo hice, autenticar unas copias de mis originales??

    Gracias nuevamente.

    • Hola Natalia,

      La diferencia es que la “issuing institution” (la institución que emitió el original en primera instancia) debe certificar su fotocopia.

      saludos!

      • Andrea dice:

        Buenas noches sr Martineau
        Ya envié papeles a Quebec y ahora me están solicitando:
        “Copie certifiée conforme à l’original d’un acte de naissance”
        “Copie certifiée conforme à l’original des certificats ou diplômes universitaires”
        “Copie certifiée conforme à l’original des relevés de notes”
        Según le he entendido es unicamente necesario que la Universidad ponga un sello que diga que el documento es copia original y luego traducirlos (sin necesidad de sellos del Ministerio de Educación ni del Ministerio de Relaciones exteriores?).

        Agradezco mucho la ayuda que me pueda brindar sobre esta duda…

        Gracias

        Andrea

        • mary dice:

          hola andrea, con la reglamentación vigente es necesario que los siguientes documentos sean legalizados por el mnisterio de relaciones exteriores para poder demostrar que la institución está legalmente constituida en el pais y es mejor tener sellos de sobra y no que falten por lo menos nosotros lo hicimos con:
          -diploma universitario
          -diploma especialización
          -actas de grado de los anteriores, todo lo relacionado con instituciones formales y los registros de nacimiento,matrimonio debe ser notariado en la superintendencia de notariado y registro en bogotá, aparte nosotros las notariamos en nuestra ciudad y luego la enviamos a bogotá.
          las legalizaciones se pueden realizar on line-scaneando el documento por lo menos en colombia.cualquier duda escibeme a – borrado por moderador de acuerdo con las reglas de uso – escribiendo – el asunto a solicitar.chao y adelante

        • Es correcto Andrea.

          Para el acta de nacimiento, la copia certificada – comúnmente llamada el original – de registro civil es el documento adecuado. Así mismo para la universidad y el colegio, la copia certificada debe ser proporcionada por la misma universidad o el colegio o, en su defecto, el ministerio de educación. El sello de Ministerio de relaciones exteriores no aporta más.

          Saludos!

  6. icm dice:

    saludos Yves desde Cuba_
    le escribo para comentarle el caso de una amiga, que desea aplicar para el proceso de Quebec, ella es Arquitecta y su esposo Ingeniero Eléctrico.
    Ambos, desde su graduación se han desempeñado en empleos relacionados con su rama de estudios, pero no con su título universitario específico.
    En el listado actual de Domaines de Formation Privilégiés ninguna de las 2 carreras obtiene puntos, por lo que no puden enviar su expediente.
    Mi pregunta es: mi amiga el año siguiente ya cumple 5 años de trabajo, ella mediante sus atestaciones de trabajo, puede hacer valer el que ha trabajado como Tecnólogo en arquitectura y como dibujante de planos de edificaciones y como que su título de nivel universitario ya tiene 5 años obtener los 6 puntos que otorgan esas profesiones de nivel inferior?

    saludos y muchas gracias por su respuesta.
    atentamente
    icm

    • Buenos días icm,

      Para tener los 6 puntos de la carrera tecnológica en arquitectura, es necesario tener un título de tecnólogo, el título universitario de arquitécto no permite obtener puntos.

      Su amiga puede escribirme a info@artim.ca para que pueda evaluar su perfil y el de su esposo en detalles. Por favor no deje de revisar las reglas de uso de este blog.

      Saludos y feliz día de acción de gracias!

  7. Alexandra dice:

    Hola Yves, estoy haciendo los tramites para el Wordking Holiday a Canada, sé que este foro va de Quebec, pero es posible que sea igual para el resto de ciudades canadienses?.

    Tengo 32 años y tengo algunas titulaciones:
    – Licencitura de Economicas.
    – Master en direccion de marketing y gestion comercial.
    – Doctorado en marketing.
    – 9 años de experiencia.

    Si quisiera hacer valer toda esa titulaciones, y mis años de experiencia, legalmente qué deberia de presentar?

    – Recomendaciones laborales?.
    – Copias certificadas de mis titulaciones?

    Un saludo y gracias por tu pronta respuesta.
    Alexandra.

    • Hola Alexandra,

      Esta entrada en particular es para Quebec pero nuestro blog es para todo Canadá 🙂

      Con respecto a su pregunta, mi respuesta es, como siempre, que depende de muchos factores, entre otros hacia dónde quiere ir, en qué consiste su experiencia laboral, cómo es la composición de su familia, etc. Lo más indicado será que programe una asesoría conmigo. En preparación le invito a leer y aceptar nuestro convenio para consulta preliminar encontrado en http://www.artim.ca/es/convenio-para-consulta-preliminar

      Cordial saludo!

  8. Carolina dice:

    Buen día, tengo 32 años, Administradora de Empresas Comerciales y tengo un niño de 11 años, voy a enviar los documentos la próxima semana con examenes de idiomas ingles y frances y traducción de todos los documentos (ya me los han devuelto 2 veces, por ausencia de algunos documentos), mi duda es la siguiente, soy casada pero no convivo con mi esposo (no es el papá del niño) y el tramite lo estoy haciendo sola, me afectá en algo que este casada pero mi esposo no me acompañe ya que no he podido iniciar el tramite de separación?. y en caso tal solo debería adjuntar el registro civil de matrimonio de él?. o simplemente puedo escribir que soy soltera y ya.

    Muchas Gracias.

  9. Carolina dice:

    Abuso de su amabilidad y hago otra pregunta mi carrera es Administradora de Empresas Comerciales y en el listado solamente esta Administracón de Empresas , sera entonces que mi carrera si aplica o no.

  10. Josfmar dice:

    Ante todo felicidades por este gran blog.

    Sr. Yves, le quería preguntar… Hacen 2 días llamé a un traductor para que me realizara el tramite correspondiente a la serie de documentos para el proceso de inmigración a Quebec. Me dijo que, tenía que dirigirme al Ministerio de Educación y al Ministerio de Relaciones Exteriores (En el caso de Venezuela) para poder tener una copia certificada de mi título universitario así como también de las notas y partida de nacimiento, cada una en el Ministerio correspondiente! ¿Quería preguntarle si ese es el trámite? Por que, por lo que leo en el blog, no necesito ir ante los Ministerios antes señalados para poder tener una copia certificada del título y de las notas, solo la copia que dan al momento de graduarse (en el caso de la UDO) de las notas, que dice tal cual narra su escrito. En lo que me pueda brindar su ayuda se lo sabré agradecer.
    Sin mas nada que referir, me despido, esperando una respuesta de su parte.

    Muchísimas gracias
    JF

  11. Yamile dice:

    Ives necesito de tu ayuda.
    Envie documentos en junio 2011 y acabo de recibir un correo donde me solicitan documentos laborales y academicos traducidos y con copias certificadas.
    Pueden pedirme esto aunque yo envie papeles antes del cambio de la ley cuando podia enviar todo en espanol y en copia normal?

  12. Lida dice:

    Buenos dias Yves,
    Le agradeceria me aclarara lo siguiente. La copia certificada es: sacar una copia de los documentos que ya tengas los sellos de la secretaria de educación(para colegio) y por el ministerio de educación para universidad, luego sobre esta fotocopias, vas al colegio o universidad y alli les pides que te pongan un sello y una nota que certifique que esa fotocopia es fiel copia de la original. Es esto correcto?

  13. Oscar Ortiz dice:

    Buenas noches Yves

    No se si sea tonta la pregunta. Mi universidad dice que me expide una certificación en la cual dice que yo me gradue en esa institucion, el numero del diploma el folio etc del diploma pero pues en una certificacion aparte. no importa si ese texto no esta escrito sobre una copia del diploma ?? puede ser un documento independiente a la copia del diploma ??. Gracias por su atencion

  14. Claudia Patiño dice:

    Buenos días yves: primero que todo felicitaciones por este excelente blog que ayuda a despejar muchas dudas con respecto a la inmigración a QUebec. Por otro lado quisiera hacer unas consultas.
    1. No me queda muy claro si se debe o no certificar los certificados de notas, actas de grado y diplomas ante el ministerio de educación ( colombia) y ante el ministerio de relaciones exteriores .
    2. Se deben certificar las traducciones también o únicamente la que este en español.
    3. Los certificados de notas, acta de grado y diploma del colegio también se deben enviar ??

    4. Nosotros ya tenemos actualmente casi todos los documentos listos, pero hasta ahora estamos comenzando nuestros estudios de francés . Podemos presentar así los documentos ?? O debemos esperar.
    5. Los documentos deben ir traducidos obligatoriamente en francés o pueden ir en inglés??

    Agradezco su valiosa colaboración.

  15. LILIAN ANGULO dice:

    Buenas tardes, de verdad este blog ha aclarado muchisimas dudas y queria dar las gracias por el trabajo y esfuerzo que hacen para ayudar y colaborar con los que aun estamos confundidos al respecto…

    Me gustaria saber si pueden aclarar mi duda… Tengo varios años de experiencia donde he ejercido varias tareas relacionadas a mi profesion, las empresas en las que he trabajado me pueden facilitar la carta de referencia y constancia laboral, pero por algunos problemas de ambas empresas paras las que he trabajado nunca he cotizado para el Seguro social en mi pais, en este caso Venezuela…. ESTO SERIA UN PROBLEMA PARA MI AL MOMENTO DE CONSIGNAR MIS DOCUMENTOS PARA SOLICITAR MI VISA DE RESIDENTE?? O NO HAY NINGUN PROLEMA POR NO HABER COTIZADO PARA EL SEGURO SOCIAL…

    AGRADECERIA MUCHISIMO PUDIERAN ACLARAR ESTA DUDA!

    GRACIAS!




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